电子档案整理
一、电子档案的定义
㈠、电子文件
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式：
逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。
㈡、电子档案
在公务活动中产生的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
二、收集范围
㈠、 收集积累要求
1.当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
2、对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
3、对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
4、对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
5、对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
6、对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
7、对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
8、对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
9、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
10、对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
11、定期制作电子文件的备份。
㈡、收集范围
l 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
l 具体可按照《机关文件材料归档和不归档的范围》执行。
三、分类方案
1.可按载体（脱机载体）不同分：⑴磁带、⑵硬磁盘、⑶光盘（只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘）也可称
2.也可把同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构（问题）或保管期限—年度—机构（问题）等分类方案进行分类。
四、保管期限
l 电子档案保管期限的按照国家有关规定执行。
五、电子文件归档整理
㈠、归档要求
电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
1、电子档案存档的载体、份数：
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
脱机载体有：⑴磁带、⑵硬磁盘、⑶光盘（只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘）等。
推荐采用（优先顺序）载体：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。
2、电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
3、应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
4、应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
5、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
6、电子化管理只是过程中的管理，电子文件一定与纸质文件双套制管理。有电子版文件必须有纸制文件。绝对的无纸时代并不存在，所有的纸质文件必须为原件。现在实行的电算化会计档案也是双轨制。
7、具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
8、应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
㈡、鉴定
1、电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
2、归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填人《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
3、电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
㈢、归档电子文件的整理
1、归档电子文件的整理按DA/T 22《归档文件整理规则》规定的要求进行。
2、归档电子文件以件为单位整理。
3、存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。（软磁盘在“写保护”状态下不能进行读写操作）
4、特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
5、将相应的电子文件的机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》
归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》
6、对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
7、归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
陕公网安备61082702000121号