会计档案的整理
一、会计档案的概念
会计档案：是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
二、会计档案整理原则
会计档案整理一定要遵循会计档案自然形成的规律，保持案卷内会计材料的有机联系，以便于保管和利用。
三、会计档案的分类方法
常见有三种：
第一种：年度——类别——保管期限
第二种：年度——组织机构——类别——保管期限
第三种：年度——会计类型——类别——保管期限
从本单位具体情况出发，按照会计文件材料形成的规律和本身固有的特点选用，大部分单位选用第一种：
年度——类别——保管期限
即首先按年度分开，其次把一个年度内形成的会计核算材料分为凭证，账簿、财务报告、其他类（首先做到四分开），然后再按不同的保管期限分别组成保管单位。
第二种：年度——组织机构——类型分类法
这种方法适用于总预算会计，如财政机关。即首先按年度分开；其次把一个年度内形成的会计核算材料按组织机构分开，然后在组织机构内再分凭证、账簿、财务报告、其他四类，最后再按不同的保管期限分别组成保管单位。
其优点是能分别集中各机构会计核算材料，便于财政机关各部门的利用。
第三种：年度——会计类型——会计核算材料类型分类法
这种分类方法适用于税务、金融机关。即首先按年度分开；其次把一个年度内的会计核算材料先按会计类型（如：税务单位的税收会计、经费会计等）分开；然后将同类型的会计核算材料分成凭证、账簿、财务报告、其他四类，最后再按不同的保管期限分别组成保管单位。
其优点是便于反映不同的会计活动，能将同类性质的会计材料集中在一起，保持相互的内在联系。
四、会计档案的立卷
（一）、凭证类的立卷
<1>类别：主要有原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
<2>立卷方法：一般按月立卷，但随着金融单位业务量的扩大，也采用按日立卷。
A、记账凭证按时间顺序组卷
B、原始凭证按原始凭证号组卷
凭证一般不填卷内目录，我们可以直接装订。
<3>装订：凭证装订一般在左上侧或左下侧，如果采用左上侧，就要左齐、上齐；如采用左下侧装订，就要左齐、下齐。在实际工作中，为了翻阅方便，我们一般采用左上侧装订，采用双孔双线，单引双结。根据工作经验，采用单孔，容易出现“左挤”现象，为了保证档案的结实、保密、科学，我们一般都采用双孔双线。注意：在结实的同时，为了美观、科学起见，我们在装订之前，剪取厚点的方块白纸或其它空白纸与凭证左齐、左上角对齐，然后扎孔、穿线、打结，将方块纸对着左上角向后折叠，使得针线看不见，然后用浆糊粘住。接着，经办人在角上盖上会计的私章，以示负责，再粘上凭证封皮。
<4>填写封皮项目：按照所列项目对应填写。
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年度 |
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保管期限 |
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归档号 |
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案卷号 |
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2、保管期限，划定它是多少年就填多少年。如：15年
3、归档号，当年号，当年有几本就按时间顺序编写“小流水号”
4、案卷号，填写历年连续顺序号
<6> 确定保管期限
确定保管期限必须从会计年终后第1天算起，只要是会计档案必须遵循这一原则。凭证具体保管期限一般为15年，但财政总预算会计所收到国家金库编送的各种缴库退库凭证是10年。
<7>装具
凭证一般要求采用盒装,而不采用袋装。根据我县的实际情况,大多单位采用袋装,但随着经济的发展,铁皮柜、密级架将成为立档单位必需的保管装具。凭证盒硬、耐用、好摆放，并且摆放起来整齐美观，更主要的是他方便查阅和利用。
<8>凭证盒的填写：
立卷部门：写明立档单位的全称或通俗简称
类别：凭证类
案卷名称：记账凭证（或原始凭证）
册数：盒内所装册数，如第1、2、3册
起止时间：盒内所装凭证最早到最迟日期。
全宗号：档案馆对接收档案范围内各立档单位编制的代号。
保管期限：15年
案卷号：盒内所装凭证的所属案卷号，如1-3
备考表：凭证一般不填备考表。但原始凭证可能遇到未清销的债权、债务、正在建设期间的工程项目或其他未了事项等情况，有抽出、装入等现象，我们就要在盒子上直接填写、注明。如盒内第6卷第006号因其他未了事项抽出。
(二)账簿的立卷
<1>类别：账簿主要有总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
<2>立卷方法：账簿一般在会计年度完结时按年度立卷，立卷要严格按账簿的种类执行，必须保持原来面貌。例如：现金日记账（它是死页账）我们就不能拆卷，即使有空白页也不能拆，稍加整理即可；而活页账，就应去掉空白页。如：总账、明细账去掉空白页进行装订。
<3>编号：也就是编页码，必须在有效页编写连续顺序号，即在已记账的账页正面的右上角、反面的左上角依次编号，空白页不编。如现金日记账空白页即使没抽掉，也不能编号。我们可以用碳素或黑蓝墨水编号，也可用打号机打号。
<4>填写卷内目录(横式)
顺序号：一般用阿拉伯数字从“1”开始编写“小流水号”。
作者：填写立档单位全称或通俗简称，如“米脂县人民政府办公室”或“米脂县政府办”
文件标题：要按照作者---问题---名称拟写账簿标题。如米脂县档案局会计总账
文件日期：填写清楚账内最早最晚日期，用破折号连写。
<5>装订
第一种、可以不订账皮。不订账皮又有两种情况：一种是直接粘上自制封面，式样完全参照账皮所列内容设置。另一种是只在空白纸上设置立档单位名称，不再设置其他内容的封面，然后直接粘上，盖上归档章就可以了。各单位如遇以下情况可进行自制。比如：采用计算机管理账务的单位，账本大的大，方的方，长的长，用这种账皮根本不合适。
第二种、可以用封皮装订，采用三孔一线法，右齐、下齐。
<6> 填写封面，按照卷内文件目录所属内容对应填写
<7>保管期限
除现金和银行存款日记账保存25年外，其他都保存15年
固定资产卡片报废清理后保管5年
<8>账皮的填写
第一栏；全宗名称，填写立档单位全称或通俗简称
第二栏：类别，填写如账簿类
第三栏：作者——问题——名称，填写如米脂县政府办会计总账
归档号、全宗号、案卷号、时间等项目，根据账簿上归档章、卷内文件目录所编项目对应填写。
<9>保管期限
除现金和银行存款日记账保存25年外，其他都保存15年
固定资产卡片报废清理后保管5年
<10>装具：采用过去的筒子档案盒，填写同凭证盒相似，对应盒内所装账簿封皮上的项目填写。
(三)报表的立卷
<1>类别：报表它包括旬报、月季报、年报以及其他财务报表 。
<2>立卷方法：按分年度、分保管期限分别立卷。组卷时，将年报、季报、月报分开，如数量少时，可将季报、月报合并组卷，也可按报表名称或问题分别组卷，一般应将本机关的报表与下属单位的报表分开组卷。注意：在整理财务报告时，可能会遇到一些文字材料，这些材料是对财务报告的分析和说明，应为财务报告的组成部分，应当与财务报告合在一起组卷，以保持内容上的密切联系。比如：年度报告有关部门要求有文字分析说明，那个文字分析说明就要同年报订在一起，永久保存。切勿把财务文字分析说明归入文书档案。而涉及到财务计划、财务制度、调动、调资等文件则要归入文书档案整理。
<3>编号：同账簿。
<4 >填写卷内目录：同账簿。
<5>保管期限
旬报 3年
月季报,除企业其他组织保存3年外,其他单位都保存 5年
财政总预算、行政单位各事业单位决算年报 永久
基建拔、贷款年报（决算） 10年
税收年报（决算） 10年
税收会计报表或票证报表 10年
<6>装订：报表封皮采用传统的文档皮，装订采用三孔一线、单引双结法，同账簿订法一样。
<7>封皮填写：报表封皮填写与账皮填写一样，也要拟写案卷标题，作者——问题——名称
<8>装具:可以用传统的筒子文档盒,填写同账簿。
（四）、其他类立卷
<1>、类别：其他类包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应保存的会计核算材料、会计档案移交清册、会计档案保管清册及会计档案销毁清册。
<2>、立卷方法：其他类也是按照分年度、分保管期限分别立卷。
<3>、保管期限：
会计业务移交清册 15年
会计档案移交清册 永久
会计档案保管清册 永久
会计档案销毁清册 永久
银行存款余额调节表 5年
银行对账单 5年
装订方法和报表、帐簿是一致的。
五、排列与编目
(一)案卷排列：采用类别——年度——保管期限的方法进行排列，即先按凭证、 账簿、报表、其它类区分开、再按立卷年度法结合保管期限排列。
(二)编目：就是按照同类别结合同期限编制案卷目录。即同种门类、同一保管期限的案卷编一个流水号，设一本案卷目录。注意：每种期限的案卷按年度顺序编一个大流水号，以500-1000卷为量额限度、订一本案卷目录。根据我们实际工作经验，一般以1000卷为量，但如编在1000卷时本年度案卷未完，就应连续编完。例如：凭证的保管期限均为15年，我们就把它设为一个门类，编一个大流水号，设一本案卷目录，编到1000卷时，本年度还剩几本，或更多，那么就继续编完，比如有20本，案卷号就编至1020卷。下一年度，这一门类案卷号又从“1”编起，再重新编制案卷目录。以此类推，进行编制账簿、报表、其他类的案卷目录。
案卷目录的填写：要分别对应凭证皮、账皮、报表封皮所填内容和已固定的案卷顺序，逐卷逐项填写。
另外，如果采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案，磁盘只能保管2年，如需要继续保存磁盘的话，我们需备份，即复制，然后再保存起来。假如保存5年的内容，如不备份保存的话，2年后磁盘上的信息就不完整了。
六、计档案的销毁制度
财政部、国家档案局1998年（32）号文件有明确规定
1、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编写会计档案销毁清册，列明会计档案的名称，应保管期限，已保管期限，案卷号、归档号、起止年度、销毁时间。
2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
3、销毁会计档案时应当由本单位会同档案机构和会计机构共同派员监销，监销人在三人以上。
4、监销人在销毁会计档案前应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对，方可销毁，销毁后监销人在清册上签字、盖章，并将监销情况汇报本单位负责人。
5、保管期限已满，但未清销的债权、债务的原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证不得销毁，应当抽出来单独立卷，保管到未了事项完结时为止，应当在保管清册中列明。
6、正在建设期间的建设单位保管的会计档案不得销毁。
七、移交制度
1、各单位每年形成的会计档案由会计机构按归档要求，整理立卷，然后编制会计档案移交清册。
2、会计档案在会计年终后由会计机构保管一年，然后移交档案机构，但档案机构不能动原装，需要打动，要两个机构一般会计机构、档案机构共同拆封整理。
3、单位交接会计档案，交接双方应当办理会计交接手续。
4、单位移交时应当办理会计档案移交清册。
5、交接时，交接双方要按移交清册所列内容逐项清点，逐项交接，并由双方领导负责人监交，交接完毕，双方经办人和监交人在清册上签名或盖章。
<5>盖归档章 （规格长40mm宽24mm）
陕公网安备61082702000121号